メールとチャットの話はいろんな所で聞く。
私の仕事もこれなしでは進まなくなるほど通信手段として依存している。
では、このシステムがビジネスのどこのパートの依存であり生産性であるかということをシリーズでご紹介していきたいと思います。

そもそもメールシステムとチャットシステムは
「お手紙と打合せ」
という2つの業務生産性に大きく関わっている。

 

<POINT① お手紙機能(メール)>

お手紙機能はそもそもこちらの意を相手に伝える手段として
「直接対話>電話>お手紙」のようにそれぞれのタイミングに合わせて最適なものを選択する。

で、ビジネスの場合「お手紙機能(メール)」は色んなシーンで利用される。
1)定期的なコミュニケーション手段として
2)伝えたい要件を資料を添えてお知らせする手段として
3)CC、BCCで複数人との情報共有手段として



で、このお手紙機能の往復が活発になると「文通」となっていく。すると、その文通は紙面上での「打合せ」となっていく。

 

 

<POINT② メールの打合せは議事録となるが・・・>

メールが文通のようになり打合せまで発展すると以下の問題が生じる。

「あれ・・・、この返信文は何に対しての文書だっけ・・・???」
「これは何に対しての”よろしく”なんだろう・・・?」
ってことも少なくない。

そもそもメールは着信順で並べることが多く、メールボックスは「未読、既読、プロモーション、ソーシャル・・・」と混沌とした一覧となっている。
Gmailはこれらを自動ですっきりしてくれるが「メイン」のメールBOXもドンドン溜まっていく。

さて、どんなメールシステムを使っていたとしてもメールで「小会議」を始めると時系列がうまく整理できない。

 

 

<POINT③ なのでチャットシステムが便利>

で、チャットシステム(Chatwork、CybozuLive、LINE、Message・・・)は、対話先と時系列の区分がしっかりしているので小会議にはもってこいであり、そのまま議事録となる。

また、メールと違って口語体などの記述も加わり文面のニュアンスもより伝わりやすくなる。(これは世代間で見解が大きく違うけど・・・)

この通り単発でないやり取りになるとチャットシステムが便利である。
ただしビジネスで利用する場合にはいろいろなことを考えて利用するシステムを選ぶ必要がある。

今も昔もビジネスをすすめるに対してはいろんな情報交換が必要になる。
但し現代はそのシステムで四苦八苦している人が多い。

どうにか使い慣れたシステムに自分を対応さるが、そろそろ疲れてきている方は「お手紙と打合せ」を区分しいずれかのシステムを使い分けることをオススメする。

特に個人業さんに取っては大変便利なシステムでありそれらの利用自体が業務マネジメントとなる。
しかしそのシステムも組織が大きくなるとそれが問題を引き起こしやすくなる。
それは運用上におけるリスクや弊害を含めて設計することが必要になってくるからである。

 

 

では、次回は組織運用について記述します・・・。

続く