メールとチャットのおはなし(シリーズ2/3)

さて、前回はメールとチャットについて「お手紙と会議」というテーマでご案内しましたが今回はそれらを利用する組織体についてのお話です。

私のような個人業を営んでいれば社内調整より外部との連携に時間を割くことが多くなります。
しかし、企業サイズが大きくなると社内のマネジメントに大半を費やされます。
昨今は景気低迷の中でコストカットの嵐です。その社内マネジメントに多くの時間をかける余裕というか人員すらいなくなりそうな感じです。
また、同時に情報共有システムは公私に関係なく発達するので情報はモラルという個々のルールの中でしか保護されなくなりそうです。
特にパートさんのシフトや伝達はすでにLINEに依存するなど便利と公私がミックスされ公の合理性がプライペートに飲み込まれた感じです。

 

 

<このような時に、アドミニストレーターの存在が有効になります。>

そもそもアドミニストレーター設定がないシステムは利用者が思いのままルール、制限を設定するためグループ利用では収拾がつかなくなります。
これが企業にとっては厄介なところです。

人事異動、退職などこれまでのシステムの利用者、もしくは代表利用者がそのシステムを停止させるとデータがなくなったりとてんやわんやです。

また、気の利いた人は権限の委譲も考えますがプライベートIDに紐付いたアカウントを他人に渡すにはかなりの勇気が必要となります。

さらにアドミニストレーターは運用メンテという役割も担いますが曖昧な運用はトラブル対応もとほほな感じで自由な環境でシステムを運用していると色んな部分でリスクが高まります。

さて、それがトラブったときは・・・
まあ、大抵のトラブルは運用ミスが多いのですが…。
でも、それに気づかなければそれはシステムのせいになります。
で、問題を特定することができれば対処も出来ますがそれができなければ対処も出来ません。

 

 

 
ですから、組織サイズが少し大きくなったら最低限アドミニストレーター権限のあるシステムを使うことをお勧めします。

で、話を戻すとメールとチャットですがこの機能を持ったシステムはビジネスシーンでの利用が前提のシステムとなっています。
よって組織活動が前提となった企業でプライベート仕様のシステムを利用していると便利さとは別にリスクはどんどん肥大します。

これはこれで問題ですね。

次回はまとめです。

 

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