クラウドの醍醐味は「プロセス共有」

前回記述しました「クラウドの優秀な部分はバックアップより”共有”に有り」に上げましたが、その用法が報告書の「共有ストッカー」となってしまってはクラウドさんの醍醐味を味わうことは出来ません。
なので、今日はその醍醐味「プロセス管理」に関してお話します。

ちなみにプロセスとは以下のように解説されます。
物事を進める手順、この事が変化する時の経過・過程。

 

そもそも「情報を共有」するときに大切なのは「過去の共有」はもちろんですが経営インパクトとして影響が強いのは「現在の共有」になります。
「過去の共有」とは、各種報告書や事業結果、推移など過去の記録書が代表される情報となりそれ自体を変化させることは出来ず「認識」であり「未来への知識」と言えるでしょう。
それに対し、「現在の共有」とは、今進んでいる「プロジェクト」や「課題対策」「アワリー&デイリー◯◯」であり現在を変化させることができるという現在進行形の情報共有といえます。

 

 

クラウドシステムにはこれら「現在の共有」に関する機能がドンドン増強されています。

例えばクラウド会計システム」などは「オンライン・チャット対応窓口」というサービスが用意されています。
そもそも会計は「経済的な変化」に基づきを数字で記録します。
その積み重ねが「過去の履歴」であり書類は共有(会社・金融・市場)のためのツールです。
しかしながら、それを形成しているときは「現在」のわけでそれを仕分けの質問、庶路に関する質問などは「質問チャット」でサービス化しています。
要するに、会計作業をすすめる時点ではまさに会計作業が現在でありプロセスとなります。
なので、会計作業を実施している方や進捗を管理している方にはとても便利な機能となります。

また、営業部などで各所員や事業所を管理する場合でも多種多様なシステムが提供されています。
1つの業務に対して進捗管理やマネジメントを実施する場合には、各担当者の情報整理や細かい一つ一つの作業進捗をまずは監視できると便利です。
その点で、LINEグループが結構活躍していますがこれは「メールとチャットのおはなし(シリーズ3/3)」で記述したとおり業務管理として利用することはあまりおすすめしません。
でも、その機能はLINEの発展により「必要性」が強調されたことも確かです。

なので、そのプロセスをクラウドで共有化すると現在進めている事柄がどのような経過や過程となっているか、もしくは手順はどう進めているかを監視・確認することがタイムリーにできるようになります。で、それらを運用することでプロセスに対し「コメント」が簡単にできるので「ミス防止」「補足指導」というマネジメントが強化されていきます。
これがクラウドがチーム力を引き出したり、向上させたりする効能です。

 

ちなみに私のこれまでのコンサルティング経験では強いチームは「Let’s型報連相(造語)」が発達しています。
「Let’s型」とは主体的な個々の責任のもとでモチベーションを高める文化を保持しておりその中で「報連相」というか「コミュニケーション」を活性するので個々の進捗が自動的に相互確認されている状態です。

でも、上記のような文化がないチームでも何かしらのクラウドシステムを利用し「プロセスの共有」をすすめると同じような状態に入りやすいことを私は実感しております。

なので、チーム状況にお困りな方は「クラウドシステムによるプロセス共有(※クラウドDE)マネジメント参照)」をススメています。

業務をマネジメントしている方にとっては大変便利な世の中になりました。
但し運用上の注意点が有ります。それはこれらのコメントの記述方法についてです。
テキストは抑揚やイントネーションを持ちません。ましてやコメント記述は要約文なのでモラルの低い表現や書き込みはご法度です。(これは現代のテキスト発信作法の基礎になります。)
絵文字がこれらを補完してくれることもありますがこの点は十分に気をつけなければなりません。
特に上位職の方は気をつけましょう。

さらに、そのクラウド上にあるデータをみんなに公開すると情報共有も簡単になります。当然編集履歴などもデータを一緒にバックアップされていますので「いつ、誰が、どの部分を」と言った具合にデータが変更されても確認することができます。

 

プロセス管理はマネジメントの基本です。

問題を早く見つけ対策を実行することで本来の売上を 取り戻す。
データの中から「KPI」を見つけ出しチーム(組織)活動 を活性する。

”クラウド”データマネジメントはチームを強くするシステムです。

このようなシステムを試してみませんか?

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